เทคนิคการใช้อีเมล์แบบมืออาชีพ

ในปัจจุบันทุกคนใช้อีเมล์เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสาร เนื่องจากอีเมล์เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่มีขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกให้ทุกคนได้ติดต่อสื่อสารกับง่านที่สุดในการทำงานและส่งข้อมูลต่างๆที่เป็นทางการ แต่ก็มีหลายคนมักชอบละเลยความรับผิดชอบในการดูอีเมล์อยู่บ่อยครั้ง ยิ่งถ้ามีอีเมล์ที่ยังไม่ได้อ่านเยอะๆ ก็ยิ่งรู้สึกแย่จนอยากจะทำเป็นไม่เห็นอีเมล์พวกนั้นไปเรื่อยๆ ทาง chess studio รับออกแบบเว็บไซต์ ได้นำเคล็ดลับการใช้อีเมล์แบบมืออาชีพมาใช้ ไปดูกันดีกว่าค่ะว่าเทคนิคนี้มีอะไรบ้าง

การกำหนดเวลาเช็คอีเมล์

ควรจัดเวลาสำหรับเข้าไปเช็คอีเมล์ อาจจะแค่วันละครั้ง หรือ สามครั้งต่อวัน ใช้เวลาสักครู่ทำทุกอย่างที่คุณต้องการ จากนั้นปิดอีเมล์เพื่อหยุดความเคยชิน  มันอาจต้องใช้เวลาซักพักเพื่อให้ชินกับนิสัยใหม่นี้ เชื่อได้เลยไม่ยากกว่าที่คิดและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

กำจัดส่วนเกินมา

หลังจากเช็คเมล์แล้วอีกอย่างที่ควรทำหลังเปิดกล่องข้อความนั่นก็คือ ลบอีเมล์ทุกฉบับที่ไม่สำคัญ  โดยให้คุณลองคิดว่าตัวเองเป็นช่างแกะสลักที่มีหินอ่อนก้อนใหญ่ ซึ่งคุณจำเป็นต้องตัดและกำจัดส่วนเกินออกไปก่อนที่คุณจะเริ่มงานจริงได้

อ่านและตอบกลับทันที

เรียงลำดับความคิดทุกครั้งที่เปิดอ่าน เนื่องจากเวลาเราเปิดอ่านแล้วเราควรตอบกลับทันที เพื่อกันลืม ดังนั้นควรตอบกลับทันทีหลังจากเปิดอ่าน

การตอบกลับอัตโนมัติ

การตอบกลับอัตโนมัติเป็นการสร้าง template ไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ตอบอีเมล์ในคลิกเดียว สิ่งนี้มันดีมากๆ  เมื่อคุณพบว่าตัวคุณเองพิมพ์ข้อความตอบกลับซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น เมื่อมีคนส่งคำถามเกี่ยวกับบางหัวข้อซ้ำๆ กัน การตั้งให้มีการตอบกลับแบบอัตโนมัติจะช่วยลดเวลาในการทำงานมากขึ้นได้

เขียนให้สั้น

 เราควรจะมีความชัดเจนในประเด็นหลักที่เราต้องการจะสื่อในอีเมล์และพยายามที่จะเขียนให้ยาวไม่เกิน 1-3 ย่อหน้า เพราะการเขียนอีเมล์สั้นๆจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว แถมยังช่วยประหยัดเวลาของผู้รับอีเมล์ของคุณด้วย ซึ่งพวกเค้าจะต้องรู้สึกขอบคุณเมื่อเห็นอีเมล์สั้นๆ